項管事業(yè)部部門管理之管中窺豹
發(fā)布時間：
2017-11-28 15:58
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摘要：管理具有很寬泛的外沿，不同的行業(yè)不同的管理層都賦予其不同的內(nèi)涵，大到一個國家，小到一個單位，要想蒸蒸日上、充滿活力，“管理”是功不可沒的。本文總結(jié)了項管事業(yè)部部門管理的一些初步工作經(jīng)驗，供同行們共同探討。
關鍵詞：項目管理事業(yè)部 項目部 管理制度 項管作業(yè)指導文件 OA辦公信息化系統(tǒng)操作
2004年國務院頒發(fā)《關于投資體制改革的決定》明確了“對非經(jīng)營性政府投資項目加快推行‘代建制’，當時很多項目咨詢公司都積極響應成立了項管事業(yè)部(簡稱部門)，積累了豐富的經(jīng)驗，鍛煉出了不少優(yōu)秀的項目經(jīng)理，取得了有目共睹的成績。但因國家還沒有出臺相應的規(guī)范、行標或地標等標準，存在同一企業(yè)的每個項目的管理水平參差不齊、部門沒有針對性管理標準、考核項目時人情分高于工作分等現(xiàn)象。為此，作者認為項管事業(yè)部部門管理應主要做好以下七個方面工作：
一、 建立項管事業(yè)部一系列管理制度
不少工程咨詢公司是依托監(jiān)理起家的，雖然成立了項管事業(yè)部，但部門的一系列管理制度仍不同程度帶有監(jiān)理的烙印，沒有依據(jù)項目管理的特點、管理的難點有針對性的編制。
作者認為除常規(guī)管理制度外，部門管理制度還應包含如下內(nèi)容：
1. 部門行政管理制度還應包含項目印章管理(包含刻制、使用、回收等管理)、項目各類合同管理、項目關鍵節(jié)點管理、服務品質(zhì)考核管理、項目經(jīng)理競聘上崗管理、OA辦公信息化系統(tǒng)管理、項目資料管理等制度，它可規(guī)范員工的行為，同時也是項管部門管理的有力措施和手段。
2. 部門職能還應包含項目部職能和項管事業(yè)部職能。項管事業(yè)部應根據(jù)公司一體化管理手冊的規(guī)定，細化項管事業(yè)部職能，進而編制項目部職能，使項管事業(yè)部上上下下員工均知曉項管事業(yè)部和項目部的工作內(nèi)容分別是什么，知曉自己工作圈的工作方向和目的。
3. 項管事業(yè)部設立的崗位均應編制崗位職責，主要包含部長職責、副部長職責、項目經(jīng)理職責、項目管理人員職責、項管事業(yè)部助理職責等，有效明確的職責分工、規(guī)范清晰的崗位工作內(nèi)容，使每位員工都知曉其擔當?shù)呢熑闻c權(quán)力，大大提高其執(zhí)行力，同時也提高了項目部的組織性和計劃性。
二、 編制項目管理工作標準——項管作業(yè)指導文件
為指導項目管理的日常工作，規(guī)范咨詢服務作業(yè)行為，提高從業(yè)人員管理素質(zhì)和履職盡責能力，考核、評價咨詢服務成果，全面提升咨詢企業(yè)整體管理水平和服務品質(zhì)，不斷增強客戶體驗的滿意度，需要編制項管作業(yè)指導文件，特別是在目前還無國標、地標或行標的大環(huán)境下，此文件對部門管理尤為重要。同時還應將其融入企業(yè)的OA辦公信息化系統(tǒng)中，形成企業(yè)管理“血液”，大大提高其執(zhí)行力。
項管作業(yè)指導文件主要包含項目策劃、項目設計管理、行政許可管理、招標管理、合同管理、進度控制、投資控制、質(zhì)量管理、安全文明施工管理以及竣工驗收、備案、移交及保修期管理等內(nèi)容，還應包含如何編制項管策劃文件、項管日志、項管報告等的指導性意見，以及如何組織各類項管會議的具體要求，還需制作與上所述相對應的大量管理用表，使員工充分知曉做什么、怎么做、什么時候做以及怎樣才能做得更好。
其中項目策劃文件是指由項目部編制且執(zhí)行的一系列策劃文件，主要有項目管理計劃書、項目總進度計劃、項目總投資使用計劃、項目總采購計劃、專項建設資金管理辦法、應急預案及項目管理實施細則。項管報告是指項管周報、項管月報、年度項管工作總結(jié)、項管工作總結(jié)、以及申請撥付建設資金報告等一系列報告文本。
項管作業(yè)指導文件應深入淺出地介紹程序化、規(guī)范化管理項目的手段、方法等，在此基礎上還應能充分調(diào)動每位員工的能動性，使其自覺地或迫切地迸發(fā)出提升自我管理水平的意識，做出更優(yōu)于項管作業(yè)指導文件的管理辦法、項管策劃等，在吸納優(yōu)秀的基礎上不斷優(yōu)化、更新項管作業(yè)指導文件，達到良好的循環(huán)。
三、 打造適合項管的OA辦公信息化系統(tǒng)
OA辦公信息化系統(tǒng)是指在融合項管作業(yè)指導文件的基礎上，應用網(wǎng)絡和IT技術面向日常運作和管理的應用系統(tǒng)，企業(yè)員工及管理者使用頻率最高。它不僅僅是項目資料匯總、文件審批的載體，更具體化、可視化地展現(xiàn)了項目管理部全過程管理的運作情況，大大縮短了各級文件的審批時間，提高了部門管理的效率，同時可讓領導隨時隨地全面了解每個項目的運行情況，是對外展示咨詢企業(yè)項目管理水平的窗口。
OA辦公信息化系統(tǒng)的制作應從企業(yè)自身出發(fā)，考慮好自己的需求，防止出現(xiàn)大而空。作者認為，項目管理OA辦公信息化系統(tǒng)的應具有以下八大特點：
1. 充分融合PDCA管理理念
2. 智能高效的預警系統(tǒng)
預警系統(tǒng)至少應有待辦事項的提醒和“預警值”的警示等兩個功能。
待辦事項的提醒主要有項目策劃文件審批流程提醒、招標文件審批流程提醒、B類合同評審流程提醒、專項建設資金支付審批流程提醒、公章審批流程提醒、巡查記錄和通知單的流程提醒、公司交底流程提醒、請假審批流程提醒、考勤記錄及補卡申請流程提醒等等。
“預警值”的警示類似工程項目深基坑監(jiān)測中的預警值作用，具體工作中可以將每個承包商的80%合同額作為其 “預警值”，一旦累計收入達到預警值，將紅色顯示，起到預警作用。再比如將某證件有效期的結(jié)束時間提前一個月或三個月為“預警值”，一旦時間到達，紅色顯示，提醒員工需要更換相關證件。等等，就不一一列舉了，可根據(jù)需求，多多增加，可大大工作效率。
3. 豐富實用的統(tǒng)計數(shù)據(jù)
目前用的最多的是有關資金、合同的臺賬，員工錄入相關數(shù)據(jù)后，OA辦公信息化系統(tǒng)自動統(tǒng)計、分析、對比，且出具簡要的分析報告。同時可在此設立相應的預警系統(tǒng)，提高加倍的工作效率。
4. 巡查記錄和整改通知單的及時反饋
部門巡查是對項目部管理的過程監(jiān)控，是督促項目部執(zhí)行公司管理制度、OA辦公信息化系統(tǒng)的有力措施，在巡查項目中發(fā)現(xiàn)的問題，項管事業(yè)部可發(fā)出《巡查記錄》或《整改通知單》限期要求項目部整改到位，此流程在OA辦公信息化系統(tǒng)中是：巡查人上傳《巡查記錄》或《整改通知單》——項目經(jīng)理簽收且組織整改——整改完畢且自檢合格后，上傳回復單——巡查人復查并決定是否通過，如不合格將重新走上面的流程，直至驗收通過。巡查及整改的每個步驟都能及時通過網(wǎng)絡，隨時隨地在OA辦公信息化系統(tǒng)中得到體現(xiàn)，沒有閉合前，將不斷地在待辦事項中提醒處理人。
5. 公司對項目交底的及時性
公司對項目的交底有經(jīng)營合約部的項管或代建合同交底、項管事業(yè)部對項目部的交底，原先是采用面對面對集中式交底，因人員湊齊難、時間倉促，每次都是走過場似匆匆忙忙。現(xiàn)在改在線上交底，可以全面地、及時地交底。
項管事業(yè)部對項目的交底包含且不僅包含如下內(nèi)容：項目安全管理交底、環(huán)保職業(yè)健康管理交底，以及進入施工階段后一系列管理制度(如項目管理制度、工程質(zhì)量管理制度、安全文明施工管理制度、合同管理制度、工程變更管理制度、現(xiàn)場簽證管理制度、工程資料管理制度、進度管理制度、施工現(xiàn)場管理辦法、監(jiān)理工作履約評價等。接底后項目經(jīng)理還需在第一次工地會議上面向所有參建單位進行交底，要求所有參建單位嚴格執(zhí)行。)
6. 囊括日常工作記錄、資料收集整理的全面性
每個項目部均及時上傳、填寫、申報各種項目資料、文件等，留下了工作記錄，至項目結(jié)項時就自動形成了項目資料的電子檔資料，利于以后資料的查詢、利用等。
7. 與移動終端的互聯(lián)互通
是基于微信企業(yè)號接口設計開發(fā)的，實現(xiàn)通知公告和公司新聞的實時查詢、實現(xiàn)審批流程提醒功能 、實現(xiàn)待辦事項提醒功能、實現(xiàn)員工信息同步 、實現(xiàn)企業(yè)通訊錄動態(tài)管理等。目前功能不多，有待大力開發(fā)。
8. 知識庫中規(guī)范、圖集、相關文件的及時更新
OA辦公信息化系統(tǒng)中應開發(fā)知識庫欄目，其應包含企業(yè)員工工作中需要的國家、地方的規(guī)范、標準、圖集以及文件、規(guī)定等。
項目管理工作依據(jù)之一是國家、地方的許多文件、規(guī)定，故應在OA辦公信息化系統(tǒng)的知識庫欄目中應分類管理諸多文件，如在此欄目下再設立招標管理、造價咨詢、行政許可、建設項目繳費文件、工程質(zhì)量管理、綠色建筑、環(huán)境保護、節(jié)能管理、合同示范文本、資質(zhì)、資格、安全文明施工、項目管理知識、項目資料管理、培訓課件等分欄目，查找更方便、快捷，同時應安排專人負責管理知識庫，注意收集、整理和及時更新。
四、 改革項目考核方案
企業(yè)每年6月、12月兩次分別對項目部工作和員工進行考核，考核的標準就應是項管事業(yè)部平時工作的基本要求，也是公司開展項管工作的基本標準及程序，即項管作業(yè)指導文件的內(nèi)容。故應將項管作業(yè)指導文件中每項要求細化在考核的內(nèi)容中，同時將OA辦公信息化系統(tǒng)的及時填報、上傳、處理等也作為考核的重要內(nèi)容，針對每項考核內(nèi)容再細化評分點，力求最大限度公平、公正、客觀地反映員工和項目部的工作情況。
通過宣傳或多次考核讓所有員工充分熟悉、了解考核的內(nèi)容和標準，知曉平時嚴加執(zhí)行企業(yè)的相關制度、作業(yè)指導文件，及時填報、上傳、處理OA辦公信息化系統(tǒng)上的事項，就可避免臨時抱佛腳的忐忑心態(tài)，大大提高了企業(yè)的執(zhí)行力和整體的項目管理水平。
五、 堅持每月的工作例會
要求每位項目經(jīng)理必須參加，會議主要內(nèi)容有三：
1. 參會公司高管層傳達公司指示。
2. 宣講各級行政主管部門的新文件、新規(guī)定，以及迎檢的通知等等。
3. 通過實例講解項目管理工作中應注意的事項、應采取的合適手段、方法等。
六、 堅持多方位培訓
人員的素質(zhì)是衡量項目管理水平高低的標準，也是圓滿完成項目管理工作的保證。應從不同層面、不同程度地開展全員培訓，培訓的內(nèi)容主要涉及項管事業(yè)部一系列管理制度、項管作業(yè)指導文件、OA辦公信息化系統(tǒng)操作、合同示范文本講解、招投標管理條例及其文件、造價方面的專業(yè)知識、新規(guī)范、各級政府頒發(fā)的各種文件和規(guī)定，以及項目管理方面基本知識、溝通協(xié)調(diào)方面的技巧等等，打造全方位的管理人才，內(nèi)容應切合實際，具有可實施性，培訓方式應多種多樣，線上線下均可，課后應注重考核效果，不斷改進，共同進步。
七、 堅持項目巡查
項管事業(yè)部應通過線上線下的項目巡查，發(fā)現(xiàn)各項目在管理中存在的漏洞，或?qū)ζ髽I(yè)一系列的管理制度、項管作業(yè)指導文件、項目考核方案、OA辦公信息化系統(tǒng)操作有疑惑或錯誤理解時，應當即指出，且面對面給予培訓或更正，督促其限期整改到位，到時復查，如仍不合格，繼續(xù)要求整改，直至通過復查。
巡查后發(fā)出的限期要求項目部整改到位的《巡查記錄》或《整改通知單》，通過OA辦公信息化系統(tǒng)發(fā)往項目部，巡查及整改的每個步驟都能及時通過網(wǎng)絡反饋，沒有閉合前，將不斷地在待辦事項中提醒處理人，及時性、針對性及督促性強，提高了項管事業(yè)部的管控能力。
結(jié)語
咨詢企業(yè)的項目管理和施工單位的項目管理大有不同，雖然管理的范疇基本一致，但管理的內(nèi)容、方法、手段和目的是不一樣的，目前還未見國標、行標或地標等標準，雖可借鑒《建設工程項目管理規(guī)范》(GB/T50326-2017)和《建設工程監(jiān)理規(guī)范》(GB/T50319-2013)的標準開展項目管理或代建管理工作，但企業(yè)仍需要根據(jù)國家發(fā)展趨勢、行業(yè)要求、建設單位的需求制定一套適應企業(yè)發(fā)展的管理制定、管理方法以及行之有效的作業(yè)指導文件和OA信息化系統(tǒng)，全面展現(xiàn)企業(yè)的管理水平和管理能力，為今后項管監(jiān)理的“一體化”管理、項目管理總承包提供一定的實踐經(jīng)驗。
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